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経営
2014年8月27日

BPR | 業務内容を抜本的に見直すことに意味があるのです。

BPR
BPRとはビジネスプロセスリエンジニアリングの事で業務に関する内容を抜本的に見直して最適化して行くことを指します。英語ではBusiness Process Re-engineeringと表記されます。

イメージとしては、今までやってきたことを改良するのではなく、そもそも論に立ち返って必要な成果を得るためには何が必要かといった所にまで立ち返って改革を行っていくような感覚です。

例えば、アンパンを作っている工場で「今までは購買係と倉庫の管理係は別々の人がやっていたんだよね。今回、購買係と倉庫の管理係の連絡を良くする仕組みを取り入れるよ。」といった改善策ではなく、「そもそも、購買と倉庫で担当者を分ける必要があるのかな？」といった所まで踏み込んで、業務プロセスを再構築するといった発想がBPRなのです。

このように、目標とするゴールを達成するために現状の業務プロセスを活かしたまま改善をするのではなく、業務プロセスを抜本的に見直して、最適化していくといった考え方なのですね。

■BPRのメリットとデメリット

BPRの良いところは今までのやり方に囚われずに、「もっと良くする方法はないかな」、「もっと楽になることはないかな」と考えられることです。その意味でゼロベース思考が求められます。

今までの業務は、それなりの必然性があってそのような業務プロセスになって来ていますし、その業務を変えたくない人もいますし、なによりその業務で働いている人もいるのです。

そのため、今までの業務を参考にしながら漸進的に改善しようとすると、なかなか抜本的な改革が難しいのです。どうしても現在のやり方に引っ張られてしまうのです。

これに対して、BPRの場合は抜本的に変えることが可能です。業務フローを抜本的に組み直し、特定の業務を行わなかったり、順番を変えるなどをすれば一気に生産性を向上させることも可能です。

しかし、いいことばかりではなく、しっかりと丁寧に説明を行い、合意形成をしないと現場は大混乱に陥ったり、従業員の抵抗を招くこともあります。

また、情報システムの刷新などを伴った大規模投資を行った場合、失敗すると帰って非効率を招く恐れもあります。

例えば、「社長がうるさいから、システムで入力はするけど、従来の伝票が無いと業務が回らないんだよね・・・」みたいなことも発生しかねないのです。（みなさんは、謎の伝票で現場が回っている姿を見たことありますか？）
経営
2013年7月20日

BPO | コア業務以外を一括して外部に任せた方が良いという判断

BPO_001
BPOとは企業がコア業務に集中するために、自社の業務プロセスの内で、コア業務以外の業務を外部に業務委託する事を言います。英語ではBusiness Process Outsourcingと表記されビジネスプロセスアウトソーシングとよばれます。

このBPOでは、コア業務以外とされる業務を一括して外部の業者に任せるようなイメージです。

例えば、経理業務を○○という会計事務所に一括してお願いして、総務業務は○△という業者にお願いする。労働保険についての業務は労働保険事務組合にお願いしてしまうといった感じですね。

これらの業務は、ある程度共通した業務ですので委託先の業者にとっては規模の経済が効き、比較的低コストで業務を提供することができるのです。

さて、どうしてワザワザ業務を外部に委託する必要があるのでしょうか？「うちの会社は人事部も総務部もシステム部もあるし、全部自社でできるよ！」といった声も聞こえてきそうですよね。

確かに、自社でできればそれに越したことはないと考えられますが、それは本当に自社で行うべき仕事なのでしょうか？

■コスト面の理由

どんなに大きな企業であっても、経営資源には限りがあります。そして、あまり大きくない企業にとっては『希少な経営資源』という言葉が枕詞のようについて回ります。

そして、『希少な経営資源』を間接部門に投入したとしても、専門業者の方が高い品質でしかも安く実施してくれるといったケースがあるのです。

例えば、コールセンターを自社でやるよりも、専門業者にお願いしたら、かえって安上がりだったといった場合です。

と、こんな風に書くと「いやいや、社内でやればコストはかからないよね？」と考える人もいるかもしれませんが、それはコストが見えなくなっているだけです。

上の例ではコールセンター業務を自社で実施する場合、働いている人の人件費はかかっているはずですし、採用関係の費用や、電話回線の維持費、コールセンターの建物などにかかる費用が発生しているはずです。

さらに、採用した人の教育訓練にかかる費用や（コールセンターの人が無礼だったら大変ですからね。）、コールセンターを管理するもろもろの費用も発生します。

そして、このようなコストをかけても、自社に適切なノウハウがなければ、コールセンターの運営は非効率になりがちです。

また、社内に人員を抱えると、どうしても固定費的に費用がかかるといった問題点もあります。

前述のコールセンターなどでは、外部に委託していれば売上が下がればその分、委託する費用も下げることが可能なので費用が変動費的になるといった効果も見逃せません。

■希少な経営資源の活用面といった理由

また、有能な人材を自社のコア業務に集中して投入したいといったニーズもあると考えられます。（参照：事業ドメイン）

というのは、自社が市場で必要とされているのは、総務部がしっかりしているためや、記帳が正確なためではなく（もちろん大切なことですが）、市場に製品やサービスを届けるといったコアな業務がしっかりしているためだからです。

そして、BPOを活用することによって、社内の人材をコア業務に集中投入できれば、もっと多くの成果が得られるといった発想なのです。

■BPOを導入する際の注意点とデメリット

BPOは効率化に役立つ方法です。ただし一方で契約形態をしっかりと考えたり管理体制を整えておかなければ企業価値を損ねるおそれがあるのです。特に情報漏洩をおこなさないようなしっかりとした企業と契約をしないと、営業秘密などが漏洩する可能性もあります。

また、業務品質の管理も課題となりえます。委託先はあくまで委託先ですので、必要な業務品質を継続して維持できる保証などはありません。そのため、他社でありつつも、モニタリングなどを行って業務品質が自社の満足できる水準にあるかを測定しておくことが欠かせないのです。

さらに、自社ならではの事務ノウハウが喪失すると言った点も考えられます。社内に事務ノウハウを持った人材がいなくなってしまい将来的に内製化を試みる際に問題が出てきます。

このように、何でもかんでも他人に任せればいいと言うわけではないのですね。

こういった事を避けるためにBPOを導入する際には「何処まで委託するかの委託範囲」「何を持って業務品質を判断するかの成果指標」をあらかじめ明確にしておき、BPO業者と再委託禁止条項などを含めることを検討し、ちゃんとした契約を結ぶことが重要なのです。

関連用語
アウトソーシング
情報
2013年6月14日

BI | IT技術は魔法の杖じゃないので、出てきた数字の意味は人が読み取る必要があります

BI_001
BIとは、ビジネスインテリジェンスとも表記され、企業経営にかかわる情報を、あたかも自動車の運転席や飛行機のコックピットの計器で見るように見えるようにしておくことを言います。英語ではBusiness Intelligenceと表記されます。

これは、「せっかく、企業を管理するために活用している業務システム（ERPパッケージなどですね）があるんだから、そこから集まってくる非常に大量のデータを活用して、経営に必要な情報を見えるようにしようよ」といった発想です。

そして、そのデータの活用を統計の専門家とか、財務の専門家といった人たちに任せるのではなく、データを活用することを望む人が（経営者のレベルとか現場の管理者レベルが）その場で分析できるようにしようという発想なのです。

この考え方は、情報をユーザレベルで簡単に分析できるようになるという考え方で、良くあるIT万能説(ITは魔法の杖じゃないのに…)の一種であるような気がします。

いずれにしても、出てきた数値をどのように読み取るかは、読む人のスキルに依存するわけであり、数値が何を表しているかをきちんと理解できる水準の教育訓練は必要となりそうですよね。

■BIとAIの違い、AIが強くなった今も必要なの？

本記事は2013年に公開したのですが、AI時代となった2025年現在においてもBIという言葉は陳腐化していないのでしょうか？「AIがあるんだからBIなんかいらないのでは？」と思いませんか？

でも現在においてもＢＩは有効ですし、ＡＩとは少し違う切り口となります。

ＡＩは問いに対して統計的に最も適合する答えを出してくれる仕組みですが、ＢＩは現状の把握、人が考えるための材料を見やすく整理するという仕組みになります。

例えば、ＡＩに聞けば新商品の売れ行きを予測することができるかもしれませんが、ＢＩでは現状売れている商品をわかりやすく整理して提示することができます。

つまり、今を正しく理解するために現状のデータを可視化する仕組みと言い換えることができます。そして、ＡＩの出してきた結果を評価するためには、現状を正しく認識することが欠かせませんので、その意味でデータを整理するＢＩの必要性はむしろ増していると考えることができるのです。

■組織に蓄積された知識をもとにBIをよりよく活用することが大切

BIは分析ツールですので、どんなデータを蓄積し分析に生かすかといった取捨選択は、組織の知恵で行うこととなります。

そして、単なる数字の羅列で終わらせるのではなく、経営判断を行うことが大切です。そしてそれよりも大切なのは、判断のプロセスを組織の知恵として組織内に蓄積し共有し再利用することが重要なのです。

その意味では、ＢＩはナレッジマネジメントと非常に相性がよく、データと知恵を相互に高めていくための仕組みとなってくるのです。
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