ワークフローとは業務の流れ、特に業務の流れの手続きを図式したもののことを指します。
例えば、経費精算の流れを考えてみます。この例では、経費精算をするためには以下のような流れを経るものとします。
①各人が経費精算の書類を領収書を証憑として添付し作成する。
②各人は自分の上長へ申請をする。
③各上長は、決裁を行い、50,000円以下の場合はそのまま経理部へ、50,001円以上の場合部門長へさらに申請をする。
④最終的に決済された書類を経理部が経費精算として従業員の口座へと振り込むとともに、経理上の仕訳を起こす。
この例は筆者があくまで適当に作ったものですが、このように業務の流れがはっきりと定義されていれば、仕事がやりやすいですよね？このように定義されておらず、「あれ、この経費は誰に言えばいいんだっけ？」などと毎回やっていては時間がもったいないですからね。
また、このように業務の流れが定義されていれば、どこに問題があるかについても考えることができるようになります。
- 問題のある例
単純に考えると、このようなフローは不要であると思われますよね。でも、これをしなければ業務が回らないのであれば、①で作成する書類の様式に問題があるか、担当者への教育訓練が行き届いていない可能性が考えられます。
総務部がチェックしないと上長に提出できないわけですから、ちゃんと書けないほど難しいあるいは複雑な様式になっているか、様式に問題はないけれども、書き方の指導が行き届いていない可能性があるわけです。
このようにワークフローを目に見えるように記述してあげれば問題点をはっきりさせることに役立ちます。
