PDCAサイクルとはP(Plan)計画、D(Do)実行、C(Check)評価、A(Action)改善のサイクルを回し、品質の向上、業務の改善を継続的に行っていく事です。
この4つのプロセスの結果を次のP(計画)にフィードバックする事により継続的に改善していくことが目的となります。
この例では、計画を立てて、実施する所で終わらせるのではなく、結果を評価し、改善策を考え次の計画につなげていく事までやっています。
つまりやりっぱなしではなく、やった結果を生かす事が大切であるという事です。
- PDCAの具体的手順
P:Plan 計画
pdcaサイクルはまずプラン(計画)から始まります。何はなくても計画がなければその後の実行も評価も改善もできません。
ただ、実務的にはこのプランについては完璧なものを作るために時間をかけて pdcaサイクルを回せないということが発生します。
せっかく計画を立てるのであれば優れた計画を立てた方がよさそうですよね?
しかし pdcaサイクルを回しながら改善していきますのでプランについてはとりあえず暫定的なものであると割り切って作るのも一つの考え方です。
ただし暫定的に計画を立てるとはいえその後の検証まで踏まえた計画を立てていくことが望ましいです。
具体的には定量的といって数字で測れる計画を重視して行きます。例えば営業であれば営業回数などを計画に盛り込んでいく必要があります。
D:Do 実行
では実行段階です。この段階ではなるべく計画通りに実行するように努めていきます。
ただし計画通りに物事が進むようなことはほとんどありえません。
そのため計画から実績が乖離したとしても諦めずに進めていきます。
またこのDoの段階で大事なことが一つあります。それはしっかりと行動を記録に残しておくことです。
この記録が以後のチェックおよびアクションで生きてきます。逆に言えばプランで立てた実行計画に対して Do の段階で記録を残しておかなければ pdcaサイクルは決して回らないのです。
C:Check 評価
チェックの段階では実際に計画したい内容が実施できているかどうかを確認します。
ここでよくある誤りとして目標に届いたから良かった目標を超過したからすごく良かった目標に届かなかったから全然駄目だったと単に良し悪しを評価するという考え方です。
pdcaサイクルは継続的な改善を図ることが目的であるため今回計画が実行できたかどうかは本質的なところではありません。
そうではなく計画よりよくできたのであればなぜよくできたかという要因分析が重要です。
逆に計画を下回った場合なぜ計画を下回ってしまったかという要因分析が重要となります。
A:Action 改善
アクションとしてチェックで検証した結果を受けて改善策を考えていきます。
そのためしっかりと何が要因で計画と差異が出たのかを明確にしておかなければ改善策は出せません。
他に計画を下回ってしまったというだけの分析であれば、前期よりももっと頑張りましょうと言う精神論に近い何の役にも立たない改善策しか出てきません。
そうではなくこれこれこういう理由で計画を下回ってしまった故にこのような政策を取るというふうに考えていく必要があるのです。
- PDCAサイクルは回し続ける必要がある
さてこの PDCA はサイクルという名前が後に着いています。
名前には意味がありサイクルというだけあって継続的に何度も何度も回し続けるということが意図されています。
そのため単年度の事業として考え pdcaサイクル一度だけ回すというのは本質的には pdcaサイクルではありません。
- PDCAサイクルの例
例えば pdcaサイクルをパン屋さんが回すとします。
最初に販売計画と生産計画を立てるとします。
この計画は数で測れるようにする必要があります。
具体的には、子育て世代のお客様に10ヶ食パンを売るという計画を立てたとします。
そして計画を立てた後はしっかりと子育て世代に10個パンを売ることを目的に活動を行います。
目標を立てることの弊害なのですが仮にパンの売り上げは非常によく、
目標期間の途中で目標を達成してしまったとしても手を緩めてはいけません。
しっかりと期限いっぱいまで販売活動がんばり最終的に売れた数で検証するということが必要です。
そして計画期間が終了した後売れた数と計画を検証します。
この例では売れた数のほうが多いわけですからなぜ計画よりたくさん売れたのかを突き詰めて考えていきます。
そしてその結果得られた知見を持って次回の計画にフィードバックしていくというのが pdcaサイクルの考え方です。
このサイクルを何度も何度も繰り返し業務プロセスを継続的に改善していくことが重要なのです
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